当前位置:首页 > 会计审计 > 会计理论 >

用友软件总账系统差错更正方法的探讨

分享到:
作者:秩名。 TAGS:方法,探讨,系统,凭证,修改,会计,
   导读::尽管实行了会计电算化后避免了手工会计系统中出现的诸如借贷不平衡、会计账簿登记笔误等差错。差错更正的方法。 关键词:会计电算化,差错更正 尽管实行了会计电算化后避免了手工会计系统中出现的诸如借贷不平衡、会计账簿登记笔误等差错,财务软件也提供了更多控制差错的措施,但会计差错的出现仍在
所难免。本文以用友软件总账系统为例,对各种差错的更正方法进行简单的介绍。
  一、错误凭证的五种状态
   1、正在输入尚未保存的凭证。如果摘要、科目、金额等信息出错,可立即进行修改或放弃保存重新填制新的凭证。
  2、已保存但尚未审核的凭证。(1)可由制单员在“凭证”/“填制凭证”界面中直接修改。如果在“选项”中选择了“允许修改作废他人填制的凭证”,也可由其他有权限的操作员修改,但保存时操作员姓名会发生变化。(2)可使用“填制凭证”界面下“制单/作废”功能,系统即给该凭证打上“作废”的印记,此方法在凭证的左上方出现了红色的“作废”字样。如需将该凭证彻底删除,可继续执行“制单/整理凭证”。
  3、已审核但未记账的凭证。首先以审核员的身份进入系统取消凭证的审核,再由操作员进入“填制凭证”界面进行修改,修改后交由审核员重新审核。
  4、已记账但未结账的凭证。(1)采取逆向操作,即取消记账、取消审核后直接修改。首先由主管人员进入“期末”/“对账”界面,按下“Ctrl+H”键,激活“恢复记账前状态”,然后在“凭证”/“恢复记账前状态”窗口中,选择“恢复方式”并输入主管口令,系统即恢复为记账前状态,修改正确后再重新审核和记账。(2)发现借贷方科目无误,金额多记时,可采用红字(负数)更正法,即重新填写一张凭证借贷方科目与原凭证相同,金额为负数,用以冲销多计金额;金额少记时,可采用补充登记法,将其少计部分填制一张凭证。然后由审核员进行“审核凭证”,由记账员进行“记账”。但这两种情形均需将经济业务事项变更的原因体现在摘要栏中。(3)发现科目、方向或其他事项有误时,可采用红字冲销法。首先由制单员进入“填制凭证”,打开“制单”/“冲销凭证”窗口,输入要冲销凭证的类型和编号,系统自动生成一张红字凭证,该凭证除摘要显示“冲销xx凭证”和金额为红字(负数)外,其他内容与原凭证保持一致。然后填制一张正确的凭证,最后由相关操作员对这两张凭证审核并记账,才能完成对该张错误
[论文网 ashaj3ah.com]凭证的冲销和更正。
  5、已记账并结账的凭证。这种错误凭证,要实现修改,可采取逆向操作,即取消结账、取消记账再取消审核后直接修改。首先由具有结账权限的操作员在“结账”窗口中,选择取消结账的月份并按“Ctrl+Shift+F6”键,输入操作员口令,取消记账、取消审核并进行修改,再重新审核、记账和结账即可。
  二、差错更正的方法
  (一)有痕迹修改
  所谓“有痕迹修改”,是指在系统中保留错误凭证或更正凭证的方式留下修改痕迹。此类方法符合《会计核算软件基本功能规范》的规定,确保了审计工作有迹可循。
  (二)无痕迹修改
  所谓“无痕迹修改”, 又称逆向操作,是指在修改凭证时,除“上机日志”外,不留下任何修改的线索。
  逆向操作不需重新填制凭证,因此可以使会计信息账面清晰、条理清楚。但其广泛使用的同时也显现出以下弊端:
  一是与现行会计法规不符。由于很少甚至没有留下任何记录,完全违背了《会计核算软件基本功能规范》的规定,会导致会计人员不负责任地更改会计信息。
  二是为舞弊行为提供可能。由于财务软件对更改的会计事项没有提供完整的有痕迹记录,这样就给那些舞弊的人提供了可乘之机。
  三是可能导致系统数据错误和财务混乱。取消记账和取消结账两种类型的可逆操作,往往涉及两个或两个以上数据库的操作,在这个过程中容易导致账务数据的混乱或系统的崩溃。所以对已记账或已结账的凭证进行修改时,尽可能使用有痕迹修改。
  三、差错更正方法的完善途径
  逆向操作更正会计差错有利有弊,既不能完全否定其作用,更不能忽视其弊端,如果能更新改进设计,并对其使用设置严格的限制条件,也许在一定程度上能取得事半功倍的效果。
   1.更新设计,改进逆向操作功能。
   (1)增加对逆向操作的监控功能。对已记账、已结账并做逆向操作的,必须记录下操作的时间、人员、内容等,并定期打印作为档案保管,以便日后查证工作。因此,增加逆向操作的监控功能,确保了对电子数据的修改可以留下痕迹,保证了财务数据的真实可靠。
   (2)限制反向操作的时间和次数。如:设置某操作员只有一次逆向操作的权限,当一次权限使用后,该操作员的逆向操作权限立即取消。
  2. 建立严格的内部控制制度,限制逆向操作功能的使用。逆向功能使用者必须是在得到主管人员的批准后,由系统管理员授予其权限,才能实施反向操作功能。

参考文献:闫文琰会计电算化环境下的错账更正方法山西焦煤科技2010年6月
作者邹洪霞大庆市质量技术监督局1964年8月