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谈谈出版社的书稿档案工作

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作者:管理员。 TAGS:工作,档案,出版社,谈谈,出版,
  出版档案就是反映出版单位编辑出版的各类图书全过程以及出版的成果历史记录,其中最具有价值特色的便是书稿档案。出版档案也是国家档案重要的组成部分。由于出版社是以集散知识的成果为职责,也使得其档案本身具有鲜明学术性,是我国在皇家维加斯与科学技术档案重要的一族。可以说,在知识的经济时代,认真的做好出版社的档案工作,对于出
版社新形势下生存与发展都具有特殊意义,本文就将对出版社书稿档案的工作进行探讨和分析。
一、明确书稿档案的保存目的
   保存档案根本目的就是便于使用。因此。要不断的通过各种形式来开放档案、提供档案、为出版一线、为图书重印和修订以及再版等后序的出版工作服务,为了出版社能出好书、出精品书的总方针服务。只有这样,才能够增加出版社的领导、编辑对于书稿档案作用了解、关心、重视和支持;只有这样,才能够完整的保存出版社劳动成果,使书稿档案充分的发挥更大作用。
二、 完善书稿档案“收、管、存、用”的信息保障系统
   传统档案管理的办法通常是在档案部门的每年年底来收集有关部门书稿档案的资料,经过整理、鉴定以及立卷,最终形成书稿的档案。随着电子的信息化应用,书稿档案管理的工作也应提高到新水平,当然,这对于管理人员也就提出了更高要求。
(一)书稿档案工作的“收”。也应充分利用出版社各种信息的资源,如借助出版社信息管理系统,尤其是对各部门的共享信息加以利用,主动收集相关书稿档案。利用电子邮件以及其他一些沟通手段和有关部门人员联系,争取在有效的时间内将相关书稿档案信息的材料收齐、收全。
(二)书稿档案工作的“管”。按照新闻出版总署<出版社书稿档案管理办法>的相关规定所形成统一规范档案立卷的形式。书稿档案应该以书名立卷,每出一种书就立一卷或数卷;按出版年度来归档,跨年度书稿档案将在图书出版的年度内归档等。现在大多数的出版社书稿档案都还是纸介质,无论是存档样书亦或是出版过程中所形成的文件大多都是纸质实物。随着电子信息的管理系统应用,要求电子的书稿档案要按相关规定来进行分类,并对照实物的档案来进行编辑档号以及其它相关归档流程。这样管理会使纸质档案和电子档案得到统一,有利于电子档案有效性与完整性的提高;有利于文件管理时间的缩短,消除纸质档案在整理过程中不便利的因素,避免纸质档案因整理时间过于太长而出现材料的丢失,使重要档案能及时的整理归档;同时也有利于查阅效率与
[论文网 ashaj3ah.com]书稿档案利用率的提高。
(三)书稿档案工作的“存”。可利用计算机在存储方面的优势,诸如存储的容量大、易复制、数据的管理高效便捷等。不断完善书稿档案的保存方式,将传统纸介质的存储方式逐渐改进利用计算机存储,存储同时还要对数据管理加强,及时对所接收电子书稿以及电子文件档案进行多载体备份,来确保数据安全与长期保存。当然,也需要重视要长期保存、具有查考价值等的纸质档案。但如何进行存储日益繁多的大量纸质的书稿档案将是目前困扰多数出版社的一大重要难题。我们出版社应对的措施就是配备专用库房以及相关档案用具,并且定期检查。
(四)书稿档案工作的“用”。档案主要的功能就是利用,书稿档案立卷文件材料中包括:选题申报审批单,约稿、组稿、出版协议书,书稿编写计划、初审、复审、终身意见书,书讯、书评,著(译 画)作者原稿退还交接单,封面设计,重要人物题词、题字手迹,发稿单,有关书稿问题的往来信件、审阅修改意见、会议记录、上级的重要指示和批复,稿酬单,获奖、受处罚情况记录以及其他有价值的材料等。一卷有价值的书稿档案不仅为编辑的日常工作提供了方便,也能为出版社赢得经济利益和荣誉。在遇到版权纠纷时,出版协议就能维护出版社的合法权益;在图书评奖之时,书稿的初审、复审、终身意见书等,尤为被评委看重。
    在上级主管部门和新闻出版总署的书号实名申领管理使用执行的情况检查中,书稿档案中的材料可以帮助出版社顺利通过各项检查。”
 
三、 书稿档案工作需要注意的几点
(一)书稿档案收集。一本书稿从最初的初审到最后来装订成册将需要有个周期,一般大概需要几个月、有的半年、一年甚至是数年。原文稿件、修改稿、图稿、审批件、付印样、三校校样等在长时间的周转过程中很容易造成丢失,所以从开始就需要注意及时的收集,使其档案完整、齐全。
(二)书稿档案整理。按照不同类别的书、不同出版的年代,不同版次的分类归档。原稿、修改稿、光盘、软片等都需要有条不紊的分类整理。
(三)书稿档案的登记。
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