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浅谈编制银行存款余额调节表的责任分工

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作者:管理员。 TAGS:责任,分工,调节,余额,银行,存款,
   银行存款是企业资金的主要构成部分,银行存款余额调节表是在银行对账单余额与企业账面余额的基础上,各自加上对方已收、本单位未收账项数额,减去对方已付、本单位未付账项数额,以调整双方余额使其一致的一种调节方法。编制银行存款余额调节表是会计的最基础的工作。在经济犯罪案件中,罪犯往往在此环节上偷梁换柱,导致资金被挪用
、侵占、抽逃或遭受欺诈等行为。如何合理分工直接影响了一个企业的内部控制有效程度。
  一、银行存款余额调节表编制内容
  银行存款余额调节表的编制方法一般有3种,其计算公式如下:
  1、企业账面存款余额=银行对账单存款余额+企业已收而银行未收账项-企业已付而银行未付账项+银行已付而企业未付账项-银行已收而企业未收账项。
  2、银行对账单存款余额=企业账面存款余额+企业已付而银行未付账项-企业已收而银行未收账项+银行已收而企业未收账项-银行已付而企业未付账项。
  3、银行对账单存款余额+企业已收而银行未收账项-企业已付而银行未付账项=企业账面存款余额+银行已收而企业未收账项-银行已付而企业未付账项。
  二、出纳、会计的工作职责
  出纳,顾名思义,出即支出,纳即收入,出纳工作是管理货币资金、票据、有价证券进进出出的一项工作。为了保证企业银行存款日记账的正确性,出纳人员应定期将银行存款日记账上的收入、付出和结存额与银行送来的对账单核对。如果发现企业银行存款日记账的余额与银行对账单上的余额不一致,则需检查出现差额的原因。出纳员不得兼管稽核、会计档案和收入、费用、债权、债务账目的登记工作。
  会计是以货币为主要计量单位,采用一系列专门的方法和程序,对经济交易或事项进行连续、系统、综合地核算和监督,提供经济信息,参与预测决策的一种管理活动,会计的核算方法一般包括:设置账户和账簿,填制和审核会计凭证,复式记账,成本计算,财产清查,编制会计报表和检查、考核、分析会计资料等,最重要的是进行企业财务管理事务。 
  三、内部控制规范及实际应用现状
  在实务操作中大多数企业的银行存款余额调节表的工作由出纳人员担当,原因很简单:方便。调节表涉及到票据的问题,出纳是最清楚的,出纳做也是最方便的,出纳跟银行工作人员的沟通也最顺畅,在工作效率上明显优于其他人员。尤其在中小企业中,普遍认为没必要由会计来做,最多审核一下就好了。出纳做,会计审核签字!经理再签字存档!如果有问题,月结就能发现,而且编制调节表也是月结工作的一部分。即使出纳中间离职,离职交接也能发现的。其他方面,日常的审计也能发现问
[论文网 ashaj3ah.com]题。
  而根据我国《企业内部控制规范——基本规范》、《企业内部控制配套指引》的要求,“单位应当对货币资金收支和保管业务建立严格的授权批准制度,办理货币资金业务的不相容岗位应当分离,相关机构和人员应当相互制约,确保货币资金的安全” 。资金业务的不相容职务包括:“保管支票簿的人员不能同时负责现金支出账目和银行存款账目的调节” 、“负责银行存款账目调节的人员与负责银行存款账目、现金账目、应收款项账目及应付款项账目登记的人员应当相互分离”。根据不相容职务应相分离、制约和监督,应该是会计做。由于职位相控,银行日记账为出纳经手,所以银行余额调节不能出纳自己调。
  然而笔者曾经遇过一桩挪用公款案,罪犯一时被当地媒体冠以“史上最贪的会计”,财务经理和上级主管的财务负责人都是富有经验的会计人员,还是让罪犯得逞了,原因很复杂,但该单位最不该忽视的一点是:出纳形同虚设。会计人员利用手中小小的职权多次骗取空白支票,亲自经办转账,设法提现,而银行存款余额调节表也是由这会计做的,拆东墙补西墙,竟然连外部审计都没有揭示问题,最终在其辞职时离任审计中发现了大量的痕迹。所以从此案看来,简单的说这调节表应该由会计做还是出纳做,都不符合内部控制的原意。
  四、责任分工要点
  1、明确责任,互相牵制
  企业应科学有效地进行岗位分工,出纳岗位的设置应根据企业规模采用一人一岗、一人多岗或一岗多人的形式,明确岗位的职责权限。关键财会岗位,可以实行强制休假制度,并在最长不超过五年的时间内进行岗位轮换。企业不得由一人办理资金业务的全过程。严禁由一个人保管支付款项所需的全部印章。
  2、审批严格,对账及时
  企业应当对资金业务建立起严格的授权批准制度,明确审批人对资金业务的授权批准方式、权限、责任和相关控制措施,规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。对于审批人超越授权范围审批的资金业务,经办人有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。对账工作万万不可忽略,每月对账单应及时从银行取回,并在每月报表出具前及时完成对账,及时发现问题,报告问题。
  3、加强管控,监督及时
  注重公司的治理机制,完善治理结构、组织机构设置与权责分配、内部审计机制、人力资源政策、皇家维加斯五方面的内部环境,积极进行自我评价,提高内部控制的有效性。
  综上,笔者认为,银行存款余额调节表的责任分工应结合企业内部控制建设,在内部控制环境较弱的企业,编制调节表的工作应由会计独立进行,实现牵制,如果内部控制环境较强的单位,则可以由出纳完成,会计审核。