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试论纸质文件与电子文件归档的配套管理研究

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作者:管理员。 TAGS:文件,研究,管理,电子,配套,纸质,
   纸质文件是当前信息存贮和传播的主导介质,电子文件自计算机诞生以来,特别是近十多年计算机软硬件技术的发展已经使之超过了除纸质以外的任何现行文件。它是指计算机及网络环境中生成的社会活动记录,即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 一、纸质文件与
电子文件归档配套管理的意义
  随着时间的推移,信息技术的发展,现行文件的比例还将日益增多,未来在载体量和信息量上与纸质文件并驾齐驱,乃至超过纸质文件,将是必须的发展趋势,因而也是当代档案的主要来源之一。二者均为信息与载体的统一体,具有同样的效用,都是伴随人们社会皇家维加斯产生,并用来指导各项工作,推动各项事业发展的传载工具。探索将二者有机衔接,配套管理与开发的规律,对于合理有效运用现代科学技术和先进设备,推动档案管理现代化,加速档案信息社会化进程具有重要意义。
  二、纸质文件与电子文件归档配套管理的必然性
  二者之所以配套管理是由其各自的特点与优势和在相当长的历史时期并存,为人们存贮和传播所决定的,也是办公自动化、档案信息化,实现第一信息资源社会共享,保证信息安全利用的必须要求。
  1.纸质文件与电子文件特点各异,配套管理可扬长避短,优势互补
  纸质文件以文字、图形附着于纸质载体,直观,其信息可直接读取,信息与载体不能分离,逻辑结构与物理相一致,易于保持其原始性和真实性,在正常条件下保存寿命长;但其不易增删,信息存贮量小,远距离传播速度慢,共享性差。电子文件增删容易,存贮量大,易于快速远距离传播信息,共享性强;但其是数字化的信息形态,依赖于设备和元数据存贮与读取,其物理结构与逻辑结构关系复杂,易更改,安全性差,寿命短,原始性难以保证,其长期保存困难大,问题多。二者各自的优势与特点告诉我们,
[论文网 ashaj3ah.com]必须从强化管理入手,按其形成规律将二者从形成伊始到归档,移交档案馆,上网提供利用等全过程予以衔接配套,扬各自所长,避各自所短,共同满足社会各方面的需要。
  2.纸质文件与电子文件必将在相当长的历史时期并存,配套管理,有助于摄取二者的精华,如期向档案转化,推动档案管理现代化
  二者的优势与特点表明,在一定时期,他们之间在某些方面存在不可替代性,表明二者必将长期并存,尽管从未来发展的眼光透析,电子文件在某些部门,某个方面会取代纸质文件,但从宏观全局看,全文件取代纸质文件因技术水平和其保存寿命及人们社会活动的局限性等方面所限为时尚远,他们是现在和将来相当长的阶段中档案的主要来源。因此,将二者配套管理,客观而有程序地转化为档案,共同运用现代设备和先进科学技术,科学地管理与开发,推进档案信息社会化,最大限度地发挥其作用是当务之急。
  3.纸质文件与电子文件是当代信息存贮与传播的先行者。二者在人们的现行活动中产生,为现实政治、经济、军事、科技文化等项活动提供信息和行动指南,为协调各行业各界人士的社会皇家维加斯,开展各项事业充当先行,只有对二者配套管理,才能发挥二者的职能作用,步调一致的将其所载信息传播给所需单位,和谐的实现信息资源共享。
  4.纸质文件与电子文件源于方方面面,涉猎诸多机密和个从隐私,配套管理,利于堵塞漏洞,避免顾此失彼,保证二者安全运营,确保国家利益和公民权益不受损害。
  三、纸质文件与电子文件归档配套管理要求
  各单位的档案部门,平时要加强对本单位各业务部门应归档的纸质文件与电子文件配套管理情况的监督、检查和指导,特别是电子文件,确保上机测试无病毒和100%的准确率。凡检验不合格的,由形成部门或办公秘书部门负责重新制作。

参考文献:
[1]吉林省归档纸质文件与电子文件配套管理暂行办法.